受付てる(Tel)-楽々出席簿-

「受付てる(Tel)-楽々出席簿-」

欠席受付システム「楽々出席簿」
西南学院中学校・高等学校

教職員の早朝の負担を大幅に軽減
保護者サービスの向上にも直結

欠席受付システム「受付てる(Tel)-楽々出席簿-」は、その名の通り、保護者や生徒からの欠席や遅刻の連絡を受け付けるシステムだが、はたして自動化の必要性があるのかと少し疑問に思う方も多いだろう。 限られた対象(生徒数)で、しかも利用はその一部でしかない。しかし、連絡を受ける側では、電話応対に教職員が交代で早朝出勤するなど、 大きな負担となっている学校が多いという。とりわけ、着信が集中する時期には、繋がりにくい電話に保護者のイライラは募るばかりか、 学校側でも連絡不達や伝言ミスなどのトラブルが多発し、大混乱するのだという。

西南学院中学校・高等学校USER's VOICE

省力化とサービス向上の両面で

西南学院中学校・高等学校は、福岡タワーやヤフードームにほど近い福岡市早良区のベイエリアにある私立の中高一貫教育の進学校だ。
1916年にアメリカの宣教師、C.K.ドージャーによって設立されたミッションスクールで、2016年には100周年を迎える伝統校でもある。

ちなみに西南学院は、昨年、同校の隣に小学校を併設したことにより、保育所・幼稚園から小・中・高・大学・大学院までを擁する全国でも数少ない総合学園となった。

同校の教務・進路の事務を担当し、当システムの運用を担う大坪さんに導入の理由から話を伺った。

「事務室は8時15分に開室するのですが、授業(高校)は、7時50分の0限目から始まります。保護者や生徒さんからの欠席や遅刻の連絡は、その前から入ってくるので、派遣スタッフを含め、1~2名の電話対応要員を7時過ぎから配置していました。連絡の電話を聞きながら伝言メモに書き入れ、担任の先生に届けます。

しかし、どうしても授業開始前のあわただしい時間帯に集中するので、次から次へとかかってくる電話の対応に追われる中で、聞き/書き間違いや伝言メモの紛失、担任に伝わるまでタイムラグがあるなど、種々のトラブルが発生していました。

問題は対応の体制だけではありませんでした。なかなか繋がらない電話に、保護者の皆さんからも苦情をいただいていました。中には電話をあきらめてFAXで欠席を連絡してこられる保護者もおられました。
そこで、職員の負担軽減と保護者・生徒へのサービス向上の両面で、受付を自動化する必要があると判断しました。

当時、保護者へのメール配信システムの導入でお世話になっていたNTT西日本・福岡支店さんに相談したところ、システムニシツウさんが提供するパッケージシステムが最適だとの提案があり、検討を重ね、導入を決定しました。」と、経緯を語ってくれた。

教務・進路担当 大坪さん
教務・進路担当  大坪さん
同校のシンボル、チャペル
同行のシンボル、チャペル
高校の生徒の皆さん
高校の生徒の皆さん

受付の状況は自席のPCでリアルタイムに確認

それまで欠席連絡を受け付けてきた学校の代表番号とは別に、当システム専用の電話番号(回線)を用意し、2010年4月からサービスがスタートした。

利用は以下の順にダイヤル操作を行う。

1.中・高種別:中学「1」、高校「2」
2.生徒ID:学年・組・出席番号を順にダイヤル
3.連絡内容:欠席「1」、遅刻「2」、その他「3」
4.理由:病気「1」、インフルエンザ「2」、事故やケガ「3」、その他「4」
5.連絡者の続柄:保護者「1」、本人「2」、その他「3」
6.用件録音:病状の説明や教師への伝言など、メッセージがある場合

なお、ナンバー・ディスプレイ対応により、事前に登録した電話機(固定・携帯)からかける場合は、電話番号と紐付けられた学年・組・出席番号の入力は省略できる。登録した電話機からの利用で、用件も録音しない場合は、操作時間は1分とかからないだろう。

受付はIVRにより自動で行われるが、従来のように代表番号に電話がかかってくることもあるので、その場合は、職員が電話をとって手動入力専用の画面を見ながら入力することが可能。手動入力データも、同じDBに取り込まれる。

受付の状況は、校内LANに接続した事務室や職員室にある100台近いPCからリアルタイムで確認でき、録音された用件も担任の教師が自席で聞き起こすことができる。

当日の受付一覧は、学年ごとにPDF印刷出力され、教師の朝会で配布している。CSVファイルに出力し、統計や編集を加えることも可能だ。

欠席・遅刻の状況は自席のPCでリアルタイムに確認
欠席・遅刻の状況は自責のPCで
リアルタイムに確認
受付一覧画面
受付一覧画面
受話器を片手に、この画面から手動で受付することもできる
受話器を片手に、この画面から
手動で受付することもできる

欠席受付の方式と当システム

欠席連絡の受付には、さまざまな方式がある。

人が電話で応対する従来の方式、留守番電話による用件録音、メールやホームページ上での受付、SaaS/ASP受付サービスの利用、そして今回のようなシステムの導入。

それぞれに一長一短があるが、コストと利便性のバランスがポイントとなる。
さらに、利便性に関しては、保護者と教師/事務員それぞれの視点でとらえる必要がある。

保護者においては、利用環境等に制約が発生しないこと。教師/事務員においては、負担の軽減度や受付業務の精度、スムーズな両者の連絡。加えて、生徒の認証も求められる。

今回はこれら、コストと利便性のバランスがトータルでみて最良の方法だとの評価が採用の決め手となった。

欠席受付の方式比較
欠席受付の方式比較
(クリックで拡大)

いよいよ真価を発揮するインフルエンザの時期

システムには、マルチメディアボックスVS-412MBを1台使用し、INSネット64 2回線(4ch)で運用されている。

「導入前は、早朝当番の職員1~2名による対応なので、職員が揃う時刻までは1回線に絞らざるを得ませんでした。導入により、受付の時間帯や回線数の間口は大幅に広がり、繋がりにくいとの保護者からの声もなくなりました。」と、大坪さん。

同校の規模は、中学15クラス、高校30クラスで、生徒総数は2,000名以上にのぼる。

「普段の時期でも短時間に数十件の連絡が入りますが、とりわけ冬場のインフルエンザが蔓延する時期になると、電話が殺到し現場は大混乱します。
いよいよこれからが、システムの最も真価を発揮するシーズンです。その効果に期待しています。」と、大坪さんは語ってくれた。

マルチメディアボックスとシステムサーバー
マルチメディアボックスとシステムサーバー
システム概念図
システム概念図

西南学院中学校・高等学校

〒814-8512  福岡市早良区百道浜1-1-1
TEL:092-841-1317(代表) FAX:092-845-6295
URL:http://www.seinan.ed.jp/hs/

VENDERs EYE


株式会社システムニシツウ

システムサービス部  課長  岩本 貴彦
TEL:092-713-2340 / FAX:092-713-2341
URL:http://www.s-nishitsu.co.jp  / E-mail:info@s-nishitu.co.jp
 

システムサービス部 課長 岩本 貴彦

ブラウザ閲覧に対応し、「受付てる(Tel)-楽々出席簿-」としてリニューアル

「欠席受付システム」を開発・提供する(株)システムニシツウは、西日本システム建設(株)のグループ会社で、NTTグループ各社への人材派遣や各種システムの開発を手掛けるほか、OBCから会計ソフト等「奉行シリーズ」に関する九州地区随一のサービスプロバイダに認定されている。
パッケージ誕生から営業を担当する岩本課長に、今回のシステムについて伺った。
当システムの導入は、2003年に熊本県内の公立高校を皮切りに、現在まで熊本県・福岡県で十数校にのぼる。

「当時、学校の警備が有人から機械に切り換わり、事務員が交代で早出し電話対応するしかなかったため相当の負担になっていたようです。
当社としても初めてのCTI開発で、ガイダンスの動作やマルチメディアカードとサーバー筐体とのマッチングなど苦労を重ねましたが、VOISTAGEスタッフのサポートをいただきながら、システムを完成させることができました。」と語る。

なお、導入を決めた公立高校では、保護者へのサービス向上に直結するため、費用はPTAの予算から捻出されているとのこと。

楽々出席簿 ブラウザで閲覧が可能な「楽々出席簿」の画面
ブラウザで閲覧が可能な
楽々出席簿」の画面

省機能・少回線対応のマルチメディアボックスを

VOISTAGEへの要望は?   
「性能や品質は申し分ないのですが、当システムに限って言えば、FAX機能などを省いた、INSネットの1回線タイプのマルチメディアボックスを希望しています。それにより、学校やPTAの限られた予算にも対応できる、より低コストのパッケージを提供することができます。
また、ひかり電話回線をゲートウェイなしに直接取り込めるマルチメディアボックスがあれば、さらに需要も広がるでしょう。」と岩本課長。

名称も変更し、web版にリニューアル

当システムはこのたび、従来のクライアント/サーバー版からWeb版にバージョンアップし、名称も「受付てる(Tel)-楽々出席簿-」としてリニューアルを果たした。どの学校でも共通の悩みを抱え、校内LANや教師一人一台PCの環境が整った今、販売に弾みがつくものと同社では期待している。

ご注意

本レポートに記載された内容は掲載時点のものであり、システムの内容、社名やご担当者様の所属、連絡先などの情報について、閲覧される時点では変更されている可能性があることを、あらかじめご了承ください。なお、本レポートは情報提供のみを目的としており、弊社は明示的または暗示的を問わず、内容にいかなる保証も与えるものではありません。