Web-FAX受注システム

Web-FAX受注システム

Web-FAX受注システム
小岩井乳業株式会社

FAXとWeb受注のデータを一元管理
顧客満足と受注業務の効率化を同時に実現

1881(明治24)年、岩手山麓の広大な火山灰土の原野に、開墾の鍬が入れられ、小岩井乳業(株)の原点、小岩井農場がスタートした。その後、一世紀以上にわたり、土地や草木に手を入れ、家畜を育て、不毛の原野は緑豊かな大地に生まれ変わり、「小岩井/KOIWAI」は、わが国の畜産や乳製品のパイオニア・ブランドとして高い品質と信頼性を誇ってきた。05年には、キリンビバレッジ(株)のチルド事業を統合し、乳業・飲料の総合メーカーとしての地位を築く。ブランドのロイヤリティを陰ながら支え、膨大な製品群と販売網を結ぶ要の役割を果たすソリューションが今回紹介する受注システムだ。

KOIWAIUSER's VOICE

商品の改廃に対応できるシステムを

小岩井乳業(株)では、全国の牛乳・飲料販売店や卸店などから寄せられる注文を日々受け付けている。

受注センターは、小岩井農場のある岩手県雫石(東北6県と北海道を担当)と埼玉県日高市(関東以西を担当)の2か所で運用していたが、04年からは後者に集約し統括物流センターとなった。

その統括物流センターに、同社経営企画部の情報システムを担当する鎌田部長代理を訪ね、システム導入の理由について伺った。

「以前の注文方法は電話とFAXが主役でした。電話での受注は、オペレータが、注文内容を復唱しながら手元の注文書に書き込んでいくというものでした。しかしどうしても、『言った・言わない』の問題が付きまとうので、FAXに切り替えてもらうよう働きかけを続けてきました。

一方、FAXからの注文には、オフコンベースのFAX-OCRシステムで対応していました。当時は、あらかじめ商品名が記された共通のOCRシート(ドロップアウトカラー帳票)を大量に印刷発注し、販売店様に配布していました。

しかし、季節の変化や商品のライフサイクル短縮により、商品がめまぐるしく入れ替わる当業界においては、その都度の印刷が大きな負担になっていました。さらに、耐用年数の関係もあり、02年に新システムに置き換えることにしました。」

導入にあたっては、大手ITメーカーを含む数社から提案があったが、採用となったのは、エディフィック(株)が提案するWeb-FAX受注パッケージ「じゅちゅう達人」をベースとするシステムだった。

「決め手の一つは、FAX-OCRシートの仕様でした。」と、鎌田部長代理。それでは、新システムを詳しく見ていこう。

経営企画部 鎌田部長代理
経営企画部 鎌田部長代理
統括物流センター
統括物流センター
小岩井乳製品
小岩井乳製品

「システムの都合」から「お客様の都合」へ

新システムのOCRシートは、印刷外注することなく、パソコンのプリンタで普通紙出力することができるようになった。しかも販売店ごとに最適なシートを自動生成するオンデマンド機能をもつ。

同社、統括物流センター・企画部の似鳥(にたどり)さんは、
「販売店様ごとに売れ筋商品は異なります。新システムのOCRシートは、販売店様の発注履歴をもとに、注文頻度の高い順から商品を並べることができます。販売店名やコードもプレ印刷が可能で、記入してもらう必要はありません。

以前のシステムでは、認識率を確保する理由で、私たちユーザーが勝手にOCRシートに手を入れることやプリンタ出力することはできませんでした。現在はセンターでプリンタ出力したシートを販売店様へ配布しています。」と語る。

これにより、販売店ではすばやく確実に注文が行えるようになり、『システムの都合』から『お客様の都合』にシートを合わせることが可能になった。

また新システムでは、受注ルートの多様化へも着手。
FAXは、定型用紙対応のOCRのほか、先方の伝票フォームや手書き用紙など非定型な形態にも対応するFAX-ESS(Entry Support System)が追加された。

従来は、送られてきたFAX紙を見ながら手入力していたが、FAX機で紙出力することなく、システムは受信FAXを画像データとして保存。オペレータは、画面上で注文内容を確認しながらスムーズにエントリーが完了する。ナンバー・ディスプレイ対応なので、販売店が即座に特定でき、受注確認のスタンプやメッセージ等を挿入したFAXを返信する。

入力業務を行うクライアントはFAX-OCR・FAX-ESS共用で複数台が稼働している。基幹系のホストコンピュータをはじめ、FAX処理・DB・Webの各サーバはデータセンターに設置され、クライアントのある統括物流センターとは専用線で結ばれている。

さらなるルート、Web受注も新システムが初めてサポートした。専用のWebページのフォームから注文が入る。

「受注データは、FAX・メール双方を同じテーブルで一元的にマスタ管理でき、しかもWeb上で検索できることがシステム採用のもう一つの決め手でした。

受注ルートの垣根を越えて、シームレスにデータが扱え、自在にデータマイニングできるようになりました。当社だけでなく、販売店様側でも自店の注文データがWebページ上で確認でき、注文漏れや重複が防げるようになりました。」と、似鳥さん。

統括物流センター 似鳥さん
統括物流センター 似鳥さん
FAX-OCR入力業務の様子
FAX-OCR入力業務の様子
システムの構成
システムの構成

VOISTAGEにリプレースし、ノントラブルで稼働

2009年2月、OSやDBソフトのアップデートを機に、受注アプリケーションや機能はそのままに、FAX通信処理の部分をVOISTAGEに切り替えが行われた。

マルチメディアボックスVS-412MBが4台、計16回線のFAX送受信を受け持つ。

「02年導入時、当システムは海外製の回線処理ボードを使用していましたが、今回、エディフィック(株)がVOISTAGEを採用していました。

VOISTAGEへの切り替えにあたっては、閑散期を選び、既存のシステム構成をホットスタンバイの状態で待機させて臨みましたが、非常にスムーズに切り替えが完了しました。

以降、まったくと言ってよいほど、トラブルもなく稼働しています。国内の回線事情に精通した国産製品のメリットを実感しています。」と、似鳥さんも高く評価する。

今後の計画について鎌田部長代理は、
「FAX-OCR・FAX-ESS・Web受注の現在の比率は、8:1:1。電話はほぼなくなりました。今後は、受注業務のさらなる効率化に向けて、Web受注への切り替えを積極的に働きかけ、WebベースのEOS(電子発注)環境を充実させていきたいと考えています。」と説明する。

Web受注へのシフトは、発注から納品までのリードタイムの短縮や受発注業務の省力化と高精度化のためには当然の方向だ。ただ、B to Bでありながら、限りなくB to Cに近い取引環境であることを考えると、ブロードバンドの普及や店主の世代交代等を考慮しても、VOISTAGEが担うFAXルートはこれからも主役の座を下りることは当分なさそうだ。

FAX受注業務を大幅に効率化し、受注データをシームレスにつなぐ当システムは、今後も受発注の要の存在であり続けることだろう。

FAXシステムに使用されているVS-412MB
FAXシステムに使用されているVS-412MB
小岩井乳業を代表する商品
84年に発売され今年で25年を迎えた、小岩井乳業を代表する商品。これら乳製品を扱う同社では、鮮度保持のためにも、リードタイムの短縮が不可欠のテーマとなっている
システム概念図
システム概念図

小岩井乳業株式会社 経営企画部

〒101-0044 東京都鍛冶町2-6-1 堀内ビル
TEL:03-5209-7883 FAX:06-5209-7880
URL:http://www.koiwaimilk.com

小岩井乳業株式会社 統括物流センター

〒350-1225 埼玉県日高市馬引沢338-6

VENDERs EYE

エディフィック株式会社代表取締役 雨宮 恒夫

TEL:03-3764-7215 / FAX:03-3764-1657
URL:http://www.edific.co.jp / E-mail:i&#nf;o@edific.;co.jp

代表取締役 雨宮 恒夫

内部統制への適合をめざす、ベストセラーパッケージ「じゅちゅう達人」

当システムのベースとなっているエディフィック(株)の「じゅちゅう達人」は、95年に販売を開始して以来、食品メーカーや物流・製薬会社などに累計250システムの導入実績を誇る、FAXと Webを軸とした受注ソリューションパッケージだ。

ベストセラーの理由について

「単にFAX-OCRやFAX-ESS、Web受注等、それぞれの性能や扱いやすさの追求はもちろんのこと、各ルートから収集された受注データを独自にEDI化して一元管理できることが大きな特長です。OCRエンジンも自社開発したものです。
さらに小岩井乳業様の場合、システムのバックヤードにおいて、発注履歴の管理をはじめ、商品単価の計算や受信枚数のチェック、出荷予定時刻との照合、未受注店リストの生成など、さまざまなロジカルチェックが働く仕組みになっています。それら、お客様の業務やニーズに応じたカスタマイズが柔軟に行えることも理由の一つです。」

今後の展開について

「イニシャルコストを抑えて中小規模の事業者でも容易に導入していただけるよう、ノンカスタマイズ画面でのSaaSの検討や、ハードウェア(サーバ)をパッケージした製品のレンタル販売をスタートさせました。

また、内部統制への対応を専門家と連携して構築中です。受注業務や販売管理の分野は、企業の収益や財務にかかわる重要な要素です。システムおよびその構築・運用プロセスを内部統制に合致させるべく検証を進め、更にユーザー様の内部統制対応をお手伝いできるように考えているところです。」と、雨宮社長。

豊富な実績に満足することなく、「じゅちゅう達人」の進化は続いている。

 

ご注意

本レポートに記載された内容は掲載時点のものであり、システムの内容、社名 やご担 当者様の所属、連絡先などの情報について、閲覧される時点では変更されてい る可能 性があることを、あらかじめご了承ください。
なお、本レポートは情報提供のみを目的としており、弊社は明示的また は暗示的を問わず、内容にいかなる保証も与えるものではありません。