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FAXサーバシステム

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FAXサーバシステム 大阪ガス株式会社

 

国内最大級のIPユビキタス・オフィスの一翼を担う
ペーパーレスFAXソリューション

注目のIPテレフォニーサーバastima VS-1601ASの市場での導入がいよいよ始まった。VOISTAGEパートナーの(株)サプライでは、ユーザーへの販売に先立ち、まず自社で導入を行い、社内でさまざまな使用検証を重ねた上で、本格的な販売をスタートさせようとしている。AsteriskベースのIP対応テレフォニーサーバであるastimaは、これまでのVOISTAGEには無かったコンセプトの製品であるからだ。果たして簡単に設定できるのか?機能やパフォーマンスはどうか?コストダウン効果は?実際の業務の中でastimaが試されている。

大阪ガスUSER8s VOICE

ユビキタスなオフィス環境を実現

「当社では、ガス料金関連や人事・経理関係など、業務フローに規定される定型業務の情報化はほぼ完了しています。残るは、会議・打ち合わせやその準備、連絡・取次ぎなど、システム化にはなじみにくい多様な非定型業務が対象となりますが、そのためには、コミュニケーションの効率化が大きなテーマでした。」と、大阪ガスのIT戦略を支える情報通信部 情報サービスチームの伊津野課長は切り出した。

同社では、2003年4月から情報通信部内に無線LANを配し、ノートパソコンを使ったネットワークを構築、電話には固定型IP電話を使用し、業務効率の向上と通信コストの削減をいち早く実証してきた。

しかし電話を例にとると、外出や会議などで離席中にデスクで鳴る電話は相変わらずで、内線と携帯電話の番号が異なるため、相手の居場所に応じてかけ分ける必要があるなど、大切なライフラインを担う業務のコミュニケーション手段としては、必ずしもベストな環境とは言えなかった。

そこで、いつどこにいてもスムーズかつ的確にコミュニケーションが図れるユビキタスなIPオフィス環境を創出することを目的に、携帯型無線IP電話(無線デュアル端末FOMA N900iL)約6,000台と、無線LANアクセスポイント約800ヶ所を配備し、2006年3月から全社・主要49事業所で運用を開始した。

他にこれほどの規模の例はなく、開発・導入にあたっては、情報通信部を核に、大阪ガスグループのオージス総研・大阪ガスビジネスクリエイト、富士通・NTTドコモ関西各社が協力、NTT西日本がプロジェクト全体を統括する体制で進められた。

「これにより、1台の携帯電話機が、社内では無線のIP内線電話として、社外では携帯電話として使え、携帯/内線の区別を意識する必要もなくなりました。複数の電話 機を管理する煩わしさからも解放されました。」と、伊津野課長は語る。

ユビキタスオフィスの実現により、同社では年間4億5,000万円のコスト削減を見込んでいる。

さまざまな情報やコミュニケーションの端末が、IPネットワークを介して一元的に運用されている同社のユビキタスオフィス環境であるが、最後に残ったメディアがFAXだった。

情報サービスチーム 伊津野課長
御堂筋に面した本社ビル
固定席を廃したフリーアドレススタイルの情報通信部オフィス
FOMA無線デュアル端末と、社内の随所に設置されているアクセスポイント

残るFAXも統合、メール上で運用

紙を媒体とするアナログなメディア、FAXについては、文書コンテンツと受発信の仕組みを電子化することで、ネットワークに取り込む当初からの計画だった。そこでFAXサーバシステムの選定・検討が無線IP化と並行して進められ、携帯型無線IP電話を全社導入したタイミングに、まずは情報通信部から運用がスタートした。

採用となったVOISTAGE FAXサーバシステムは、FAXでやり取りする文書などのコンテンツを電子データで運用、送受信をVOISTAGEマルチメディアカード搭載の専用サーバが受け持ち、ネットワーク上の各クライアントから自在に送受信操作やコンテンツの管理が行えるシステムだ。

「IPネットワーク上でメールと完全に統合運用でき、大規模運用にも対応できる点が大阪ガス様の指向する環境やニーズとマッチしていました。それに金融系などミッションクリティカルな分野での運用実績が豊富にあった点もVOISTAGEを採用した理由です。」と、プロジェクトを管理するNTT西日本 ソリューション営業本部の川出さんは語ってくれた。

一人ひとりに別個のFAX番号が与えられるので、自分専用のFAX機をノートパソコンに搭載している感覚だ。

FAX送信の操作は、普段行っているメール送信と同じ。「宛先」をネットワーク上のFAXサーバのアドレスに、「件名」には送信先のFAX番号を入力する。メール「本文」に入力した内容がそのまま相手FAXに届く。また、Word文書や写真データなどを添付して送ることもできる。つまりFAXサーバにメールを送ってFAXを送信してもらうことになる。

受信の場合も、いったんFAXサーバが受け取り、メールで知らせてくれる。受信FAXの内容は、TIFF形式の画像データとして受信メールに添付されてくる。

受信データはサーバで一括して蓄積・管理するので、紙のように散逸や紛失の恐れもなく、検索も容易だ。

外出先からでも、社内ネットワークにアクセスすれば、FAXの送受信ができるので、「重要なFAX受信紙が机の上に置かれたまま」という問題もなくなり、「出張中でFAXを送れなかった」という言い訳(?)もできなくなる。

「ペーパーレスの上、FAX機にいちいち移動する必要もなく、ユビキタス環境には最適なFAXソリューションだといえます。送受信操作もメーラー上で運用しているので、FAX操作を特別に意識することなく、シームレスに連携できています。

先日も、研究所から当部に異動してきた技術系スタッフが当システムを初めて目にし、その機能と使いやすさに感動した様子でした。他部からの注目度も高いようです。」と、伊津野課長も評価する。

マルチメディアカードを搭載したFAXサーバ
NTT西日本 ソリューション営業本部 川出さん
FAXの送受信は自席のPCから
メール操作のインターフェース
システム概念図

いよいよ全社への展開へ

FAXサーバシステムは、情報通信部での1年間の実証運用を経て、2007年4月からは、いよいよ全社に向けた展開に移る。

ただ、全社一斉にということにはならないようだ。同部 インフラ技術チームの松本マネージャーは、「当部のように副次的なメディアとして運用しているスタッフ部門から、業務に密接に関係する部署まで、部署や業務によりFAXの比重や使われ方はまちまちです。

とくに後者の場合、業務系アプリケーションとの連携、例えば業務システムからFAX送受信機能を呼び出せるような作り込みが必要となってきます。それら部署ごとの環境やニーズを見極めながら、まずは、前者の部署から順次導入していく予定です。」とのことだ。

システム連携のあり方について、伊津野課長は、「業務アプリケーションに完全に組み込むのではなく、仕様の変更やバージョンアップも想定して、相互にある程度柔軟性や弾力性を持たせた『疎結合』の状態で連携を図っていく方法が現実的だと判断しています。」と語る。

また、インフラ技術チームの高畑副課長は、FAX機とのリプレースについて、「全社にある数百台すべてのFAX機とその回線が当システムに置き換わることはありません。メールと同じインフラ上で運用するFAXサーバは、事故や災害時にIT系ネットワークに万一障害が発生すると完全に不通になってしまう。事業継続性の面からもレガシーな電話回線も併用した冗長構成が必要です。」と、ライフラインを預かる企業姿勢をのぞかせた。事実、情報通信部でもFAX機は1台残されている。

署ごとに切り替えの時期や規模は一様ではないようだが、かなりの数のFAX機や回線が集約でき、業務効率やコスト削減もかたちとなって表れてくるだろう。1~2年後にその効果をあらためてレポートしたいものである。

さらに、グループ各社への展開の可能性も考えられることから、FAXサーバシステムにとって2007年は重要な年となる。

インフラ技術チーム 松本マネージャー
インフラ技術チーム 高畑副課長
情報通信部には、部の代表番号のFAX機が1台残されている

大阪ガス株式会社

〒541-0046 大阪市中央区平野町4-1-2
TEL:06-6205-4770(情報通信部)
URL:http://www.osakagas.co.jp

西日本電信電話株式会社(NTT西日本)

ソリューション営業本部
TEL:06-4803-3462(代表)
URL:http://www.ntt-west.co.jp

VENDERs EYE

関西支社 地域コミュニティ課 課長藪 武巳

TEL:06-6201-2001 / FAX:06-6201-2011
URL:http://www.cij.co.jp
E-mail:faxsrv@cij.co.jp

VOISTAGEを知り尽くしたスタッフが開発したシステム

FAXサーバシステムは、VOISTAGEパートナーの(株)CIJが2005年にパッケージシステムとして開発、大手/地方銀行、製薬・建材メーカー等に100回線を超える納入実績を重ねている。

同社は、21社のグループ関連会社を含め、総勢1,300名を超えるスタッフを擁する大手独立系ソフトウェア開発会社で、NTTデータとの結びつきも強い。FAXサーバ担当の関西支社 地域コミュニティ課の藪課長自身も、8年間にわたりVOISTAGEの開発・サポートに参画、VOISTAGEを知り尽くしたスタッフの一人といえる。

「パッケージシステムはアナログ/INSネット64 2~4回線での運用をベースにしていますが、大阪ガス様の場合、全社への展開を前提に、INSネット1500回線に対応するなど、カスタマイズ開発した部分も多く、動作検証を含め、時間をかけて対応しました。

FAXサーバシステムは、今回のようにIP環境で基幹系システムと連携運用するケース、業務系システムと連携するケース、環境対策やセキュリティ強化を目的とするケースなど、さまざまな業務や用途で広く活用されています。

また、最近では、QRコードを使用して誤送信を防止するFAXサーバ拡張パッケージ「Porter Sight FAX」をNTT西日本様と共同で開発・提供するなど、システムの充実も図っています。」とのことだ。

 

ご注意

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