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通販受注 FAX-OCRシステム

FAX-OCRシステム

通販受注FAX-OCRシステム 
株式会社エデュース

サクラクレパスの通販事業をサポートする
VOISTAGE FAX-OCRシステム

前回に続きFAXがテーマだが、FAX受信した手書き原稿を読み取る方式が、前回の「人」から「機械=OCRエンジン」に変わった点が今回ご紹介する「FAX-OCRシステム」のポイントだ。 システムが自動で読み取ってくれるとはいえ、チェック(エントリー)作業は、人により行われる。必要スタッフ数の少なさや処理スピードの点では、FAX-OCRに軍配が上がるが、 読み取りのための帳票フォームの設定や、相手に書き方などをお願いができる環境が必要となる。 このFAX-OCRシステムを導入した、株式会社エデュースの通信販売の受注シーンを見ながら、受注業務におけるFAXソリューションを考える。

株式会社エデュースUSER8s VOICE

サクラクレパスの教育分野向け通販

(株)エデュースは、幼稚園や学校等の教育施設を対象に、教育用品や事務用品、日用品をカタログ販売する。親会社は、文具メーカー大手の (株)サクラクレパスだ。

余談になるが、社名にもなっている「クレパス」は、同社が80年以上前に開発した、従来の「クレヨン」の描画性や定着性をより高めたもので、 登録商標も所有していることから、「クレパス」と名乗れるのは同社だけとのことだ。
進取の気風あふれる同社が、新たなチャネルとしてエデュースを2000年に設立、翌年3月から事業をスタートさせた。

事業の立ち上げからすべての面に携わってきたエデュースの藤野課長は、「当初は、FAX注文はすべて紙に出力し、手入力していました。FAX-OCRについては、事業を開始する前から研究・検討はしていたのですが、当時の コストが1千万円以上と、現実的ではありませんでした。

その後、受注量も年々増え、繁忙期(春・秋の新学期前後)と閑散期(夏休み等)の変動も激しく、入力オペレータの手配も大変になってきました。 再度、本格的な導入検討を進め、オペレータを2名増員する程度のコストでシステムの導入が可能だとわかり、選定を進めました。

サクラクレパスの情報システム担当者と一緒に、候補に挙がった5社のシステムを精査し、05年2月にVOISTAGEのFAX-OCRシステムの採用を決めました。 コストはもちろんのこと、性能・機能面での完成度、増設の容易性など、総合的に判断した結果です。」と、導入にいたる経緯を説明してくれた。
そして、半年間の開発を経て、システムは05年7月から稼動を始めた。

藤野課長
エデュースが入るサクラクレパス本社ビル

当日出荷を支えるFAX-OCRシステム

まずは、販売システムをご紹介しよう。

年1回(9月)発行のカタログは、560ページにおよび、掲載される商品は約1万アイテム。色画用紙や折紙、粘土、クラフト用品などの素材、のりやテープ、はさみ、絵具、クレパスなどの工作・描画用品、試験管やはかり、虫めがねなどの実験用品、万国旗やマーチソングCDなどの運動会グッズのほか、 先生や児童・生徒が日々使う事務用品・日用品・備品など、教育シーンで必要なアイテムがすべて揃っている。

幼稚園・保育園、小・中学校、高校は全国で約10万校あるが、そのうちの約6万校が顧客として登録されている。

カタログを見て必要な商品を選択した先生は、オーダーシートに注文日・注文者名(カナ)、商品コード(数字6桁)、数量、請求区分コード(公費/個人/学級費等の区別、数字2桁)などを記入し、フリーコールのFAXでエデュースに送信する。

原則として、午後5時までの注文は、当日出荷/翌日配達ができ、発送料は全国無料だ。配送は東大阪市にあるセンターからの直送、請求/集金業務は取扱販売店が行う。

「繁忙期の3時(下校時間)から5時(当日出荷期限)までは、目が回るような忙しさです。FAX-OCRでないと、このようなスピーディなサービスを維持することはできなかったでしょう。」と、藤野課長。

約1万アイテムを掲載するカタログ
オーダーシート

紙との格闘から解放

次に受注業務シーンを見てみよう。

読み取りは、数字(日付・商品コード・数量等)とカナ(注文者名)。ただし、注文者名には先生名のほか、「3ネン1クミ」のように数字が混じる場合もある。

システム構成としては、サーバーが、FAX-OCR用・データベース(DB)用の計2台、クライアントは4台、使用回線数は6回線だ。FAX-OCRサーバーには、マルチメディアカードVS-407MCが2枚搭載され、FAXの受信とOCR処理を受け持つ。

クライアントでは、DBサーバーからデータシートを取り出し、認識結果のチェックを行う。読み取り項目にカーソルを合わせ、キーボードの矢印キーで送っていくと、順次認識結果が項目上に連動表示されるので、チェックはきわめてスピーディだ。 エラー項目や修正済み項目も一目で確認ができる。DBサーバーにチェック済みデータを戻しデータエントリーが完了する。 横で見ていても、1シートの確認/修正は、ものの十数秒の速さで処理が進められていく。人の読み取りではこう早くはいかない。

導入前はFAX機5台で紙を出力し、手入力していた。
「入力作業に加え、顧客から寄せられる『FAX届いていますか?』の電話からの問い合わせ対応やその確認で、紙と格闘していました。ピーク時には人手が不足し、社内で入力をお願いできそうな女性を探して回り、受信したFAX注文用紙を配って歩いていました。それが私の仕事でもありました(笑)。 ピークタイムの2時間だけのパート・アルバイトの確保や派遣スタッフの手配もなかなか難しいですから。」と、藤野課長。

繁忙期の受注件数は日に数千件。1クライアントで800件近い処理をこなすが、すでに飽和状態に近い。
そこで、もう2回線/2クライアントを増設し、計8回線/6クライアントの構成を予定している。なお、電話でも注文を受けるが、全体の1割強。 閑散期はクライアントのオペレータが電話応対も兼ねるが、繁忙期にはそれぞれ専任のスタッフが対応する。

最後に今後の計画を聞いてみた。「集計が容易な当システムを利用して、サービスや商品に関する顧客アンケートなど、マーケティング面にも積極的に活用していきたい。」と、藤野課長は語ってくれた。

エントリールーム。クライアントは4台
機能的な画面で効率よくエントリーが進む
FAX-OCRサーバー(左)とDBサーバー(中央)
システム概念図

FAXサーバーか、FAX-OCRか?

受注業務で、受信FAXをペーパーレスの状態でデータ化するにあたっては、2方式に大別できる。

ひとつは、受信したシートを画像で保存し、人が読み取り入力する「FAXサーバー」方式だ。当レポートでは、Vol.9「FAX受注システム」Vol.41「FAX受注支援システム」、 前号のVol.48「FAX CARRIER」がその方式に該当する。
もうひとつの方式が、今回ご紹介した、自動で読み取る「FAX-OCR」方式だ。Vol.10「FAX-OCRシステム」Vol.38「営農情報FAX-OCRシステム」で紹介した。

それぞれの特性を右図にまとめた。これらの方式は、音声処理に例えると、前者が「録音音声の聞き起こし」、後者が「音声認識」ということができる。

FAXソリューション比較

FAX-OCRは、記入枠をあらかじめ設定した専用のフォームが必要となるが、オペレータの負担が少ないため、データエントリー速度は、1文字ずつ入力するFAXサーバーのそれとは比較にならない。定型的な回答フォームが可能であれば、FAX-OCRは最良のソリューションといえる。

ただし、音声認識同様、OCR(認識)エンジンの性能や記入の仕方、帳票設計の良否などにより認識精度は変動するうえ、データエントリー画面やデータ管理機能などの操作環境も業務効率を左右する重要な要素となる。
構築にあたっては、総合的な観点から業務を分析・評価できる経験とノウハウが必要だ。

株式会社エデュース

〒540-8508 大阪市中央区森ノ宮中央1-6-20
TEL:06-6910-8850
URL:http://www.craypas.com/educe/
E-mail:tuuhan@craypas.co.jp

VENDERs EYE

株式会社NJK

システム事業本部課長 久保 成人/主任 隈村 克人
TEL:06-6350-3581 / FAX:06-6350-3646
URL:http://www.njk.co.jp/ E-mail:njkinfo@njk.co.jp

システム事業本部課長 久保成人/主任 隈村克人

OCRエンジンを一新し、バージョンアップしたベストセラーパッケージ

当システムの構築は、株式会社NJKが手がけた。同社はソフトウェア開発・OA機器販売・ソフトウェアパッケージ開発を事業とする大手独立系ソフトウェア会社だ。 営業担当の久保課長は、VOISTAGEのベストセラーパッケージのひとつ「FAX-OCRシステム」の開発・販売に99年のデビュー以来携わってきた。

「FAX-OCRシステムの販売実績はすでに100セット近くにのぼります。EDIやWebがあるとはいえ、中小企業や小売店にとり、FAXに取って代わる身近なメディアはなく、FAXはまだまだ主役です。正直言って、 開発当初はここまで需要が長く続くとは思っていませんでした。」と振り返る。

システムは、その中枢といえるOCRエンジンを昨年一新し、2度目のバージョンアップを果たした。

「新OCRエンジン採用により、文字枠にとらわれない『フリーピッチ認識』や高精度な『住所・氏名認識』などが可能になりました。さらに、 顧客管理機能や商品マスタを始めとする、導入先ユーザに沿った任意のチェックマスタ管理機能を強化することにより、認識精度がさらに向上、エントリー画面も新設計し、操作性を向上させました。

また、グループ管理機能等、より充実した柔軟な業務運用を可能としています。新バージョンの第一号導入先となったのが今回のシステムです。」と、開発担当の隈村主任が説明してくれた。

数社との競争を勝ち抜き、導入を果たした同社のFAX-OCRシステム。ますます進化を重ね、競争力あるパッケージに育ちつつある。

新OCRエンジンで高精度な認識が可能

 

ご注意

本レポートに記載された内容は掲載時点のものであり、システムの内容、社名 やご担 当者様の所属、連絡先などの情報について、閲覧される時点では変更されてい る可能 性があることを、あらかじめご了承ください。
なお、本レポートは情報提供のみを目的としており、弊社は明示的また は暗示的を問わず、内容にいかなる保証も与えるものではありません。

 

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