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FAX受信代行システム

FAX受信代行システム

FAX受信代行システム「FAX CARRIER(ファックスキャリア)」株式会社プラクトン

膨大なFAX受注を、大連の入力センターで即時対応
FAXサーバー版パッケージとしても販売を開始

レガシーで「枯れた」メディアといわれるFAX。だが、総務省2005年調査によると、家庭での普及率は53%、事業所では実に98%(PCは93%)を記録し、2家庭に1台、1社に1台という身近で不可欠なメディアだ。ただ、紙を媒体とするアナログメディアであるがゆえに、電子データとはなじみにくい。このFAXデータを、まさに人海戦術により即時に電子データ化し、さまざまな活用を可能にするシステムが、(株)プラクトンが提供するFAX受信代行システム「FAX CARRIER」だ。また、FAXは身近であるがゆえに情報漏洩の危険が隣り合わせのメディアともいえる。この問題にも対応するためFAX サーバーの機能を持たせ、パッケージシステムとしても販売をスタートさせたFAX CARRIERを取材した。

株式会社プラクトンUSER8s VOICE

VOISTAGEスタート当初からFAXソリューションを開発・提供

(株)プラクトンはVOISTAGEが誕生した97年当時からのパートナーの1社だ。

「当初から、マルチメディアカードを使ったFAX情報BOXシステムやFAX同報システムをパッケージシステムとして販売していました。バンドルソフト『StageWriter』で開発し、実行エンジン『StagePlayer』で動くシステムです。
それに、データベース連携部分を組み込み、ソフト・ハード一体のソリューションとしてパッケージ化したものです。」と、同社の加藤社長。

同社は、システム開発・販売会社であるとともに、FAX受信サーバー/DBサーバー等を自社に置き、そのシステムを自ら運用してFAX受注エントリー業務を代行するサービス会社でもある。

また、インターネット黎明期の頃から、FAX受注状況や受信原稿をクライアント会社がWebページ上でリアルタイムで閲覧できるサービスも織り込むなど、Webの活用にも早くから取り組んでいた。

それら、FAX・データベース・ネットワークの経験とノウハウを結集して開発・提供するソリューションが今回ご紹介する「FAX CARRIER」だ。

加藤社長
プラクトン本社が入る浅野ビル

中国・大連では400名のオペレータが24時間対応

FAXで寄せられる手書きの商品注文書や各種申込書などのエントリー業務に対応するシステムがFAX CARRIERだ。FAXのほか、応募ハガキや注文用紙など紙ベースの読み込みにも対応する。

通信販売のFAX受注代行サービスの場合を例にとり説明しよう。
フリーダイヤル等によるFAX受信は、同社サーバールームにあるVOISTAGEの受信サーバーが受け持つ。

顧客からFAXで送られてきた手書きの商品申込書は、紙に出力することなく、画像情報(TIFFデータ)としてデータベースサーバーに蓄積され、逐次人の手により入力処理されることになる。興味深いのが、入力センターの場所と規模だ。同社の場合、入力コストを抑えるため、中国の大連にセンターを構える。

DBサーバーに蓄積された受注データは、Web経由により数分間隔で大連に送られ、ここでは400名の中国人オペレータが24時間対応でエントリー業務に当たる。なお、受注量により、国内の在宅オペレータにも振り分けられる場合もある。

入力されたデータは、再びDBサーバーに蓄積されるのだが、数千件の受注でも、その日のうちに入力が完了するので、クライアントはほぼリアルタイムに受注状況を確認することができる。

プラクトン本社サーバルーム
中国・大連の入力センター

果たして日本語への対応は大丈夫なのか?という疑問が起こるが、その点、加藤社長は、「旧満州の大連は、対日感情も良好で、2千社以上の日本企業が進出し、多くの現地人が日本語も話せます。とりわけオペレーターには日本語に熟達したスタッフを採用しています。ベリファイ入力(同原稿を2名のオペレータにより2度入力)と、スーパーバイザーによる2重チェック等の実施により、国内での入力と較べても遜色のない精度と速度です。」と、胸を張る。

入力項目は、顧客の住所・氏名・電話番号・メールアドレス、商品番号・数量などだが、ここでも同社のこだわりがある。それは個人情報の取り扱いだ。画像を大連に送る時点で、顧客の各属性はバラバラに分割され、大連ではそれぞれの担当オペレータが入力を行う。氏名担当オペレータは氏名だけを入力し続けるわけだ。これにより、一連の個人情報としては認識されないので、万一の漏洩時にも安心となる。入力された各属性のデータは、プラクトンで結合処理が行われ、以後完全な個人情報として厳重に管理される。

大連入力センター全景
大連入力センター全景

システム概念図(FAX受注入力サービスの場合)

集計結果は、Web上からリアルタイムに検索可能

FAX CARRIERは、受信状況や受信原稿の確認もWeb上からリアルタイムに照会が可能だ。

専用のWebページにID・パスワードを入力し、月を指定すると、日別・時間帯別の受信状況が一覧できる。個々のFAX受信画像(イメージデータ)を見ることも可能。また、顧客のFAX番号(ナンバー・ディスプレイ)をキーに、地域別の売上状況を確認したり、売れ筋商品をいち早く見つけ出すこともできる。

「この検索システムを、利用企業の商品/顧客データベース検索システムとして、商品開発や顧客/販売管理にお使いいただくことも可能です。これにより、自社に検索エンジンやDBサーバーがなくとも、高精度なマーケティングツールを低コストで活用いただけます。」と、加藤社長。

実際、この検索システムの有用性を評価して、FAX原稿だけでなく、他の紙ベースの受注書なども一括して入力を依頼し、統合的なデータベース構築を図る企業もあるとのことだ。

FAX CARRIERを使った入力代行サービスは、各種カタログ通信販売や斡旋販売の商品受注、キャンペーン応募受付や企業説明会に参加した学生データの入力など多方面に実績がある。時期により増減があるが、常に数十回線規模で運用されている。

日時ごとの受付状況がブラウザ画面(上)で確認でき、FAXイメージ画像を個別に閲覧(下)することも可能

「FAX CARRIER」としてパッケージ化

プラクトンでは、このFAX受信代行システムを「FAX CARRIER」として05年からパッケージ販売を行っている。

パッケージ化にあたっては、受注用途だけでなく、一般企業におけるFAX送受信にも対応するよう、FAXサーバー機能を強化した。FAXの送受信操作を手元のクライアントPCで行い、実際の送受信や原稿の管理を専用のFAXサーバーが受け持つ。

これにより、FAX機やFAX専用回線、紙・トナーなどのコストを削減することができ、紙の散逸・放置による情報漏洩もなくなる。
さらに、最近問題になっているFAX誤送信による、個人情報の漏洩にも対応するFAX送信機能をオプション設定しているのも特長だ。

オフィスで散逸・放置される紙

FAX誤送信とは、FAX送信時のダイヤル操作ミスや短縮ボタン登録ミス、送信原稿の取り違えなどにより、意図しない相手に誤ってFAXを送信してしまうトラブルだ。個人情報を扱う公共機関や金融機関などは、このFAX誤送信への対策に取り組む必要性に迫られている。

そこで、FAX CARRIERでは、必ず一旦予約送信をおこない、送信チェック担当スタッフの承認(送信先と送信番号)を得なければ送信できない機能も組み込まれている。

「パッケージシステムとしてのFAX CARRIERは、すぐさま大手銀行システムサービス会社に採用され、社内FAX機の撤廃とセキュリティ確保を実現しました。さらに、金融業を中心に多くの実績・引き合いがあります。」と、加藤社長。

最後にVOISTAGEへの期待について聞いた。
「高速スーパーG3 FAXに対応し、PCへの親和性にも優れ、回線増設時や障害時にもシステムを止めずに抜き挿しが可能なマルチメディアボックスVS-411/412MBの使用を現在検討中です。できれば、INS1500回線版があると、1時間に数千~数万件の受信に対応する大規模なFAX専用サービスにも使えていいのですが。」との要望だ。

マルチメディアボックス VS-411MB

株式会社プラクトン

〒541-0046 大阪市中央区平野町3-3-10 浅野ビル
TEL:06-6226-4833
URL:http://www.plactn.co.jp
E-mail:info@plactn.co.jp
FAX CARRIER専用ページ:http://www.plactn.co.jp/faxcarrier/

 

ご注意

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