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FAX受注支援システム

FAX受注支援システム

FAX受注支援システム タカヤマ金属工業株式会社

殺到するFAX注文に2画面で効率よく対応
売上げ伸長を陰で支える受注支援ソリューション

数多くの顧客を抱え、日々膨大な数の受注を処理する企業にとって、顧客満足と業務効率化の追求は永遠のテーマであるといえる。EDI(BtoBの電子商取引)が脚光を浴びるとはいえ、中堅・中小企業にあっては、受注側・発注側ともに環境が整うにはまだ時間がかかる。さらに、受注側にとって自らの事情を顧客に求めにくい立場にあることも事実だ。大阪市生野区にあるタカヤマ金属工業では、全国からFAXで寄せられる注文を、昨年8月に導入したFAXサーバーによる電子化と2画面による入力操作で効率よく処理し、効果をあげている。取引先や同業他社からも羨望・注目されているこのシステム、詳しくご紹介していこう。

タカヤマ金属工業USER8s VOICE

担当スタッフを立たせることなく

タカヤマ金属工業は、樋受金具や鋼製束(建物用床下支持金物)を中心とした建築用金物メーカーだ。50年余の社歴をもち、樋受金具では全国で約4割のトップシェアを誇る。

客先は、樋受関係は販売問屋、鋼製束関係はハウスメーカー・ホームビルダー・建材問屋など、2,700社におよぶ。 高山専務に話を伺った。

「数年前から受注の手段として、電話からFAXへの切り替えを取引先にお願いしてきました。今では、約7割がFAXによる受注です。

FAXだと『言った・言わない』のトラブルがなくなり、手書きのイラストや寸法を記入した別注オーダーも受けることができます。FAXは、受注処理の精度や顧客サービスにつながる反面、受注業務の効率化という点では課題を残していました。

送られてくる注文用紙を地区別に仕分けし、担当者が受信印を押してFAXで返信、並行して受注入力処理にかかります。このため、どうしても紙とFAX機を中心に業務が進み、自席で落ち着いて業務に対応できる環境とは言えませんでした。

担当の女性たちを立たせることなく本来の受注入力処理に専心してもらい、それ以外の工程を自動化できないかと考えたのが発端です。」と、導入の背景を説明してもらった。

そこで同社は、経営コンサルタントからの紹介をうけたユーザックシステム株式会社の協力を得て、「FAX受注支援システム」を、3ヶ月間のテスト稼動を経て昨年11月に本格導入した。

「当社では、新しいシステムや機器が導入されるたびに、2~3ヶ月間は、さまざまな不平・不満の声があがりますが、このシステムは1ヶ月もしないうちに戸惑いは収束しました。」と、高山専務。
それでは、システムが活躍する受注センターの様子を見ていこう。

高山専務
同社の主力商品(鋼製束・樋金具)

静かになったオフィスで8,000件/月のFAX受注を処理

本社受注センターは、全国を5地区にブロック分けし、地区ごとに2~3台、計13台のクライアント端末が、FAX・電話からの受注に対応している。

FAXで寄せられた注文は、ナンバー・ディスプレイにより地区別に自動で振り分けされ、地区担当者の画面にポップアップで知らせる。

受信サーバーに溜まったFAXは、クライアント端末から随時引き出し、受注入力処理される。

クライアント端末は、受信したFAX画像を表示する画面と、基幹システムと連携する受注入力画面の2画面構成となっている点が特徴的だ。

2つのディスプレイを1つのデスクトップとして表示できるマルチディスプレイなので、画面の左右移動も自在で、当然キーボードやマウスも1つだ。

受信したFAX画像(TIFF形式)には、メモ書きや修正、回転などが可能なペイント機能が与えられ、必要に応じ印刷したり、営業担当者へ画像を添付してメール送信することもできる。

「受信したFAXを確認しながら入力がおこなえ、非常に効率良い、快適な環境ですよ。」と、受注スタッフの一人、東野さんは語ってくれた。

受信したFAXや電話に対し、受信した旨の案内や納期などを返信するのだが、これも画面操作で簡単におこなえ、受信/振分/入力/返信や工場への出荷指示などの一連操作が、すべて画面上から迅速かつワンストップで処理できる。

「すばやく確実に返答しているので、お客様からの問い合わせが減り、信頼関係も深まりました。

同業他社だけでなく、お客様からも羨ましがられています。このシステムを導入して、FAX機との往復や受信用紙の地区振り分けなどがなくなり、オフィスの様子も一変しました。

例えば、以前は電話でおこなっていた受信の通知や納期回答が、画面操作でFAX送信できるようになったので、センター内が格段に静かになりました。受注が少なくなったのではと心配する声もあったほどです。」と、東野さんは笑う。

少し、数字を拾ってみよう。受注件数は、1ヶ月にFAX:8,000件、電話:5,000件という膨大な数だ。1担当あたり、1日に3~40件、多い担当は100件の受注FAXを処理する。

1枚のFAXには、平均して5件(品種)の注文があるので、受注処理総数はその5倍となる。製品の種類は12,000種にのぼり、取引先は前述のように2,700社だが、納品先は建築現場など多岐に渡り、実に25,000件がマスタに登録されている。

FAXで寄せられる注文用紙の内容は、さまざまな形式と筆致で、OCRによる自動読み取りは難しく、客先を知り尽くした地区担当者でなければ正確な「解読」や製品品番との照合、出荷指示はできないようだ。

受注センター
FAX受信画面(左)と受注入力画面(右)
東野さん
返信FAX(受信したFAXの上下に出荷日案内などのメッセージを添え、返信)

システムへの高い評価と今後の拡張

同社では、4台あったFAX機を2台にし、削減した2回線分をシステムの受信に割り当てている。VOISTAGEマルチメディアカードVS-402MCがこのFAX受信処理をサポートする。

一方、送信は1回線なので、当日出荷の締切時刻である14時前後にはトラフィックが集中し、ひどいときには画面の送信操作後、実際の送信完了まで1時間近くかかってしまうこともあるようだ。

管理担当者である業務部の中野さんは、「回線の増強は検討しています。また、受注対応だけでなく、営業・新製品情報や休日案内などを一斉同報できる機能も現在ユーザックシステムさんと検討中です。

受注という受身の処理だけでなく、情報発信にもぜひ活用していきたい。」と今後の計画を話してくれた。

ここ数年間にわたり、同社の受注件数は年々2割増の伸長、取引先数は1割増の拡大を続けている。しかし、受注処理に携わるスタッフは増員されていない。

システム導入により、一見静かになったオフィスではあるが、実は前年以上の受注対応をやってのけていたのである。

「電話からFAXへ、FAXからFAX支援システムへという受注手段の進化とスタッフの頑張りがなければ対応できなかったでしょう。逆に言うと、このシステムがなかったら今頃どうなっていたことか。

導入して本当に良かったと感じています。今後は、受注数に応じたシステムの拡張や体制の充実を図っていきたい。」と、高山専務からも高い評価をいただいた。

中野さん
サーバー群(上段がFAX送信用、中段が受信用、下段右がDBサーバー)
システム概念図

 

タカヤマ金属工業株式会社

〒544-0013 大阪市生野区巽中2-2-10
TEL:06-6757-9251
URL:http://www.takayama-kk.co.jp/
E-mail:info@takayama-kk.co.jp

 

VENDERs EYE

ユーザックシステム株式会社オリジナルパッケージ営業部 サポートグループ 山本 光伸

TEL:06-6228-1382
FAX:06-6228-1380
URL:http://www.usknet.com/
E-mail:myamamot@usknet .co.jp

「FAXお助け名人」としてパッケージ販売を開始

物流システムはじめ、各種受発注・Webソリューション開発を数多く手がけるユーザックシステム(株)では、今回のシステムを「FAXお助け名人」としてパッケージ化、専属の営業スタッフ2名を配置し、近畿エリアを手始めに販売を開始する。

システム開発者の山本さんは、「FAXデータベースに使用しているソフトウェアを当初のORACLEからAccessに変更するなど、低コストの追求に努めました。初年度50システム以上を目標に、ソフトウェアパッケージ価格は税込130万円~(5クライアント)で提供しています。受注にFAX機を2~3台以上で運用している先には必ずメリットはあるはず。すでに引き合いも多く寄せられています。」と、自信をのぞかせる。

同社は、ベストセラー「伝発名人」を筆頭に、「値札名人」「EOS名人」「インターネット名人」など、伝票発行から受発注・EDIまでを広くサポートするオリジナル・パッケージソフト「名人シリーズ」を販売している。今回が、シリーズ初のFAX対応パッケージである。

「開発にあたり、FAX対応のボードを探しましたが、ナンバー・ディスプレイ対応で、FAX処理が可能な信頼性の高いテレフォニーボードといえばVOISTAGEしかありませんでした。FAXは初めてで不安はあったのですが、開発環境も整っているし、実際の開発はまったく順調でした。」と、評価する山本さん。

「このシステム導入をきっかけに、基幹システムの改善提案にも拡がればと思っています。」 山本さんの言葉どおり、1枚の伝票から基幹システムまで、実に幅広いソリューションを提供できることが同社の最大の強みだ。

 

ご注意

本レポートに記載された内容は掲載時点のものであり、システムの内容、社名 やご担 当者様の所属、連絡先などの情報について、閲覧される時点では変更されてい る可能 性があることを、あらかじめご了承ください。
なお、本レポートは情報提供のみを目的としており、弊社は明示的また は暗示的を問わず、内容にいかなる保証も与えるものではありません。