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歯科医院予約管理システム

歯科医院予約管理システム「DentalQube」
寺嶋歯科医院

医院と患者のより良い関係をめざし、
1本の予約電話からすべてが始まる


良い医院の条件とは?「腕がいい」「設備がいい」「名が通っている」。あるいは、「やさしい」「痛くない」・・・。さまざまな回答があるが、これからはそれらにも増して、「サービスがいい」「コミュニケーションがとりやすい」「自分を良く知ってくれている」なども重要な要素になりつつある。今回紹介する歯科医院予約管理システム「DentalQube(デンタルキューブ)」は、顧(個)客管理をベースに、診療予約のシーンから、医院全般の業務にいたるまでを統合的に管理・運営するシステムだ。そこに一貫して流れる、医院の患者に対するサービスやコミュニケーションのあり方を考えてみる。
 


 
 
●話題の医院が導入した話題のサービス


■寺嶋院長
寺嶋歯科医院は、7台の診察台、のべ10名(常時3~4名)のドクターを抱える中規模の歯科医院だ。5年前より、画像管理機能を含む電子カルテのシステムを導入、チェアサイドに4ヶ所の入力用モニタを設置し運用するなど、IT化・ペーパーレス化を積極的に進めている。レーザー治療も早くから手がけ、新聞や雑誌にも取り上げられるなど、話題の医院でもある。6,000名の患者データのうち、実に来院の3分の1が評判を聞きつけた市外からの患者、ということからも話題のほどがうかがえる。
すべては、進取の精神に富む寺嶋洋幸院長の決断によるものだ。

さらに、このたび新たな話題が加わった。予約管理と各種管理システムを統合した、DentalQubeの導入だ。

「導入にあたっては、複数の診療予約システムを比較検討しました。決め手となったのは、DentalQubeが、機能性と操作性で他のシステムを大きく凌いでいたこと。その名の通り、『予約』と『管理』機能が充実し、それらが相互に連携することで、医院経営全体を視野に入れている。操作性にも優れ、パソコンが不慣れな受付スタッフの女性でも、1日でマスターしたほどです。」と寺嶋院長は、導入の理由と評価を語ってくれた。

●アポイント帳不要の「心にくい」サービス
DentalQubeをまず予約のシーンから見ていこう。歯科の場合、初診や急患を除いて、診療には事前の予約が原則だ。

開院時間中であれば、電話をとった受付スタッフが予約画面を見ながら患者と日時を相談し、その場で入力をおこなう。画面操作は、ドラッグ・アンド・ドロップの直感的な操作で、予約登録や変更も簡単。患者ごとに治療内容が記録され、必要な治療時間も加味されているので、15分刻みの時間枠にはめ込んでいくだけだ。このシステム導入で、従来からあるアポイント帳(予約受付ノート)は不要になった。

時間外は、VOISTAGEによる音声応答での受付となる。
専用ダイヤルに電話をかけ、初診の場合は自宅の電話番号を、以降は患者(診察券)番号をダイヤルした後、予約希望日と時刻をそれぞれ4ケタのダイヤルで指定する。もし詰まっていれば、希望日から一番近い診察可能日を提案してくれる。予約の照会や取消も電話で気軽におこなえるばかりか、E-mailやiモードも利用可能。


■予約・来院状況が一目で確認できる画面

さらに、DentalQubeは、これら予約受付機能に加え、リコール機能もサポートする。予約日の前日などに、予約日時確認のコールが患者あてに発信されるだけでなく、治療中断者や完治した患者にも、治療再開の案内や定期検診の誘いが自動コールされる心にくいサービスだ。

忘れていたり連絡できずに行けなかったりすれば、次回なかなか足を運べないもの。歯の痛みがなくなればなおさらだ。そんな時、先方から案内のコールがあれば、治療再開のいいきっかけになる。


■時間中は予約電話を聞きながら入力


■サービス概念図

●患者ごとの詳細な情報を蓄積・運用

■来院の動静が管理できる、来院一覧画面
次に、来院時のシーンでは、DentalQubeは、「待合室管理」の機能を果たす。
来院一覧画面により、1日の来院予定とその状況がリアルタイムに確認できる。患者ごとの来院時刻、待ち時間や治療時間も一目瞭然だ。

また、患者詳細画面では、患者の来院履歴や家族構成、紹介情報など詳しく確認でき、外見等の特長や気質・性向などもメモ入力することができる。「顔見知りの関係」が早期につくれ、患者に応じた接客応対の参考にも活用できる。

治療が済んだら、会計をはじめ、義歯や歯の詰め物など技工物の管理もこのシステムが担当する。次回予約は、外部のラボに発注される技工物の納期に連動したスケジュールが設定でき、技工物指示書も自動出力される。
 
なお、DentalQubeは、既存のレセコンデータ(診療報酬管理システム)とも連携でき、シームレスで統合的な患者管理が可能だ。さらには、数10種におよぶ各種統計やグラフも出力することで経営分析もサポートするなど、医院全般を広く見渡すシステムといえる。

●激減した無断キャンセル率


■チェアサイドの端末。
電子カルテのほか、
当システムの画面も見ることができる
システム導入によって、実際にどう変わったのかを寺嶋院長に伺った。
「キャンセルで空いた時間も自動で埋まっていくので、診察効率が格段に向上しました。予約の変更も夜間は自動応対なので、患者さんにとって気軽にアクセスしてもらえるようです。予約確認コールの効果もあって、無断キャンセル率は激減しました。また、診察室にあるチェアサイドの端末でもシステムが呼び出せるので、患者さんごとの来院履歴や待ち時間などもその場で確認できま
す。待っていただいた患者さんには、治療前に一言お詫びするなど、患者さんに応じたきめ細かい対応が可能になりました。」とのことだ。

レセプト(診療報酬明細)やカルテの開示、インフォームド・コンセント(医師の説明責任)など、医療情報開示の流れのなか、診療シーンにおける医師・患者間の距離は縮まりつつある。

このシステムは、その距離をさらに縮めるソリューションとして期待を集めている。
 
●医療法人緑志会 寺嶋歯科医院
〒557-0045 大阪市西成区玉出西2-6-15
TEL:06-6656-4584
URL:http://www1.doc-net.or.jp/~terashima/
(自動予約受付専用)TEL:06-6655-2370


情報通信コンサルティング株式会社
代表取締役 小山 恭之
TEL:06-6838-5288
FAX:06-6838-5287
E-mail:jtc@pop12.odn.ne.jp


●マニュアル不要の、おもしろく、楽しいシステムを
DentalQubeを開発した情報通信コンサルティング(株)は、医療分野を中心に、画像や通信を融合させたシステムの開発を得意とする。小山社長は、「これからは、誰でもマニュアルなしで、おもしろく、楽しく使えることが条件。

文字や数字だけを対象にしたシステムでは付加価値は得られません。」と言い切る。事実、グラフィカルで操作性に配慮されたDentalQubeの画面一つ見ても、そのポリシーが見事に結実している。

誕生間もないシステムだが、すでに全国11の歯科医院で導入され、レセコンメーカーからも問合せが相次いでいるという。歯科医院における情報システムのあり方を提言するものとして、分野の内外から熱い注目を浴びている。これほど緻密で高機能な歯科医院予約システムはなかなか見当たらない。ある意味、小山社長は歯科医師以上に、これからの医療サービスを真剣に考えている人であるとも言える。

最後に、VOISTAGE選定の経緯を聞いた。「海外ブランドとVOISTAGEが選択肢に残りました。最終的には、日本の回線事情に合っている。また、回線事情を知っていることが決め手となりVOISTAGE採用に踏み切った。」とのことだ。

日本の医療サービスと回線事情を知る、小山社長とVOISTAGE。自信の作品がDentalQubeだ。
 
DentalQube関連情報
●VOISTAGEホームページ

●デンタルビジネスセミナー(無料)
小山社長がDentalQubeについて詳しく講演します。
●日時・場所:2000年11月26日(日)14:00~16:00 於、NTTデータ堂島ビル(大阪)
●お申込・問合せ:06-6456-0210(NTTデータ関西カスタマサービス、正垣・庄田まで)

 

ご注意

本レポートに記載された内容は掲載時点のものであり、システムの内容、社名やご担 当者様の所属、連絡先などの情報について、閲覧される時点では変更されている可能 性があることを、あらかじめご了承ください。
なお、本レポートは情報提供のみを目的としており、弊社は明示的また は暗示的を問わず、内容にいかなる保証も与えるものではありません。