FAX機能

ニーズにあわせた自由度の高いFAXソリューションで徹底サポート

こんな「ニーズ」ありませんか?

CASE1
定型業務を効率化したい!

注文書や支払い通知書などの定形ドキュメントを、定期的にFAXで大量に送受信するには、FAXサーバの導入が一般的。しかし、そうした定型業務の効率化には、多額の予算が・・・。

CASE2
FAXの誤送信を防ぎたい!

FAXの送り先間違いや取り忘れなど、ほんのちょっとしたヒューマンエラーが、大きなダメージになってしまうのが、ビジネスの怖いところ。できればFAX送信のフローをシステム化し、人のチェックと組み合わせることで、ケアレスミスを防ぎたい!。

CASE3
FAXを活用した情報配信をしたい!

WebサイトやEメールによる情報配信が主流とはいえ、ビジネスシーンによってはFAXによる紙ベースでの情報配信も効果的です。ただ、配信に手間がかかるところだけは何とかしたい!

VOISTAGEのFAXソリューションで解決!

SOLUTION1
OCR or FAXサーバ?ニーズに応じて使い分け自在!

帳票を定型のものに統一できるなら「FAX-OCR」が、帳票フォーマットを選ばないのなら「FAXサーバシステム」がオススメです。

FAX-OCRなら…

FAXで送られてきた手書き伝票を自動的に認識するFAX-OCR。 自動認識なので、データ入力に伴う手間やミスを大幅に削減できます。また英数字はもちろん、手書き漢字の認識率と高速処理を実現、クライアント・サーバー構成のネットワークでも利用できるなど、通信販売やコールセンターにも最適です。

FAXサーバーシステムなら…

従来の紙ベースによるFAX送受信にかわり、FAXで送られてきた情報を電子データに変換し、電話回線に接続されたサーバに蓄積するので、送受信操作などの運用は、ネットワークに接続されたパソコンなどから自在に行えます。

SOLUTION2
原稿送信前にシステムが宛先をチェック!

手動送信のように、その都度FAX番号を入力するのではなく、事前にサーバに登録しておいたユーザー情報を認識して送信するので、番号の押し間違えといったケアレスミスが防げます。

また送信する前にプレビュー画面で内容を確認することができるので、送り間違えるといったミスも削減することができます。

SOLUTION3
一度の操作でマルチメディアに同時配信!

登録された顧客情報は、サーバ上で一括管理しているので、PC上での一度の操作で、メールはもちろんFAXや電話にも同時に情報を配信することが可能です。業務生産性の向上と、迅速な対応によるCS向上にも貢献します。

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ニーズや目的に合わせたソリューションを提供

1.サーバー管理でFAXのペーパーレス化を実現

いちいちFAXを取りに行くのが面倒だ!経費削減の折、用紙やインクもできるだけ抑えたい! → 受信したFAXをサーバーで蓄積・管理、ブラウザ上で送受信

送られてきたFAXをサーバーに蓄積、画像データとして社内流通させます。閲覧や送信は、すべてブラウザ上から操作できるので、FAX機との往復や情報の漏洩も防げます。FAX機や対応する回線も削減でき、部署変更等にも容易に対応。また、ペーパーレス化により、文書の散逸や用紙・トナー等のメンテナンスからも解放されます。

2.顧客情報との連携でスムーズなデータエントリーが可能に

オペレータの負担をおさえたい!データエントリー速度を優先したい! → FAXでの受注を自動処理、資料請求にも対応!

顧客からFAXでの発注には、システムが24時間受注受付。顧客名や商品名、数量などの情報を自動認識し、受注データとしてシステムで処理します。また、手書きの発注伝票がFAXで送られてきた場合も、OCR処理で文字をデータとして認識し、サーバーに蓄積いたします。その他、各種資料請求などの受付にも対応。基幹システムやWebなど様々な連携も可能です。

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VOISTAGEのFAXソリューションの特長

受信

POINT1 ペーパーレス!

もはやペーパーレス化は世の流れ。VOISTAGEは紙を使わないエコなFAXシステムです。

POINT2 検索カンタン!

FAXソリューションを通った情報はすべてデータ化されるので、管理・検索が容易に!

POINT3 安心!

FAXで届いた情報はすべてデータ化され、PCで確認できるので、素早い対応ができ、その上セキュリティ面でも安心です。

送信

POINT4 早くかしこく!

送信したいファイルを紙に印刷せずに、PC上からデジタルデータのままFAX送信できるので、スピード及びコストの削減に繋がります。

POINT5 万全チェック!

登録宛先との照合や相手FAX機のIDチェック等、事前チェックを通過したもののみを送信するので、送信時のヒューマンエラーを防げます。

POINT6 一斉配信!

あらかじめ登録した電話・FAX・モバイル端末などに対し、一度の操作で、同一メッセージを一斉に発信することができるので、顧客や会員への一斉配信はもちろん、緊急時における職員や社員への急報など、日常の連絡から緊急時の呼出まで、幅広く活用可能です。

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導入実例

サクラクレパスの通販事業をサポートするVOISTAGE FAX-OCRシステム 株式会社エデュース様

前回に続きFAXがテーマだが、FAX受信した手書き原稿を読み取る方式が、前回の「人」から「機械=OCRエンジン」に変わった点が今回ご紹介する「FAX-OCRシステム」のポイントだ。 システムが自動で読み取ってくれるとはいえ、チェック(エントリー)作業は、人により行われる。必要スタッフ数の少なさや処理スピードの点では、FAX-OCRに軍配が上がるが、 読み取りのための帳票フォームの設定や、相手に書き方などをお願いができる環境が必要となる。 このFAX-OCRシステムを導入した、株式会社エデュースの通信販売の受注シーンを見ながら、受注業務におけるFAXソリューションを考える。

国内最大級のIPユビキタス・オフィスの一翼を担うペーパーレスFAXソリューション 大阪ガス株式会社様

規制緩和により、競争時代に突入したエネルギー業界。近畿2府4県に都市ガスを提供する大阪ガスでも、新商品・新サービスの開発はもとより、業務やコミュニケーションの効率化が重要な課題となっている。同社では、生産性を高め、競争力を強化すべく、ワークスタイルの変革を段階的に実施、2006年には約 6,000台に及ぶ携帯型無線IP電話を使ったオフィス環境を実現した。この、世界でも例を見ないユビキタス環境のFAXパートをVOISTAGEの FAXサーバシステムが受け持っている 。

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