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マンション管理員勤怠帳票 FAX-OCRシステム

FAX-OCRシステム VS-FOR 04

FAX-OCRシステム VS-FOR 04
株式会社長谷工ライフ

定型帳票の手書き文字をテキスト認識し、データエントリを高度に効率化

長谷工グループの総合人材サービス会社である株式会社長谷工ライフは、マンション管理業務の受託などの事業を中心に、マンション管理関連の研修事業、長谷工グループ内外への人材派遣・人材紹介事業を行っている。同社は、FAX-OCRを活用し、出退勤管理や人事給与システムへのデータエントリを効率化している。

株式会社長谷工ライフUSER's VOICE

2010年からVOISTAGE FAX-OCRシステムを活用

株式会社長谷工ライフ東京支社が管理対象とするスタッフは、現在約2,900名。勤務形態は多様で、フルタイムで勤務する場合もあればパートタイムで勤務する場合もある。勤務日数も休暇・欠員などによるスポット対応から週5日勤務程度と様々だ。タワーマンションなど大型の物件では、夜間勤務もある。また、予定通りの勤務時間だけでなく、マンション管理組合の要請による時間外労働や、休日出勤が発生するといったケースもある。

こうした多様な勤怠情報を集約し、出退勤管理や人事給与システムに反映するために、以前は各マンション管理スタッフがマークシート方式の専用帳票に記入し、管理部門に郵送していた。管理部門ではそれをスキャンして取り込み、データエントリを行なう。しかしこの方式ではタイムラグが発生し、スキャニングにもデータエントリにも手間がかかっていた。

そのため同社は2010年にVOISTAGE FAX-OCRシステム(VS-FOR03)を導入、出退勤管理システムなどへのデータエントリの窓口として活用を開始した。これにより、出勤簿や欠勤/休暇/遅刻/早退、有休の申請などの届出書を出勤先のマンションからFAXで送信、OCR処理することで、書類の提出・回収・データ化まで、一連の業務において大幅な効率化に成功した。
勤怠入力・管理システムとしては、スマートフォンやパソコンを使ったWebベースのものもあるが、平均年齢が60歳以上となるマンション管理スタッフには抵抗感が強い。だが、手書き帳票をFAXするという方法であれば、なじみのある方式だ。一方で手書きFAXは記入ミスが避けられないが、OCRで読み取ったデータをオペレータが確認することで、OCRの認識確認だけでなく、記入欄の間違いのようなミスも効率的に発見できる。アナログをデジタルに変換し、さらに人が関わる。FAX-OCRならではの簡単・確実なデータエントリは、運用部門でも好評を博している。

人事総務課 國友竜視課長
人事総務課  國友竜視課長
長谷工ライフ本社
長谷工ライフ本社

バージョンアップによりさらに進化したFAX-OCRシステム

導入以来、順調に運用されてきたFAX-OCRシステムだが、Windows Server 2003のサポート終了期限が差し迫ってきたことに伴い、FAX-OCRシステムも新しいバージョンへの移行を検討することになった。

「Windows Server 2003のサポートが終了することを知った時からすぐに、準備を始めました。2013年の9月には、株式会社エヌジェーケーの隈村様に連絡をして、システム移行のための協力をお願いしました」と、バージョンアップを担当した國友竜視 人事総務課長は導入の経緯を振り返る。FAX-OCRを利用したシステムは、既に効率的な業務管理に欠かせないものになっていた上に、マンション管理スタッフにも定着しており、ワークフローの変更をともなう別の方式への転換は考えられなかったという。

検討の際、バージョンアップに伴う性能の向上も、継続採用の決め手となったという。國友課長は新しくなったFAX-OCRシステム(VS-FOR 04)を実際に操作してみて、「中にはかなり特徴的な字で記入される方もいらっしゃるのですが、読み取り間違いが前のバージョンに比べて明らかに減っていることを実感しています」と、まず読み取り精度が大きく向上したことに驚いた。
これは、VS-FOR04に搭載された新OCRエンジンの性能向上によるものだ。文字枠にとらわれないフリーピッチ認識をはじめ、くせ字や続け字への対応を強化、さらに、知識辞書を使用した住所・氏名認識を活用することで、高精度な認識処理を実現している。

受信したFAXの認識結果を閲覧・修理するデータエントリ画面も飛躍的に見やすくなった。VS-FOR 03では画像データと読み取られた数値が重なるように表示されていたが、VS-FOR 04では横に並べて表示することも可能になった。これによって、認識イメージと認識結果とが対比出来、確認や訂正が効率よく行える。さらに、ログインユーザーごとに自分だけの検索条件や表示条件を登録できるため、ログイン時からすぐに各自の表示条件、画面構成で業務を始めることができる。こうした機能も、データエントリ作業の効率化に大きく役立っているという。

システムのリニューアルを機にオペレーションも改善

また、FAX-OCRシステムのリニューアルを機に、開発元のエヌジェーケーと協力しつつ様々な業務改善をおこなった。

「これまでFAX-OCRシステムを運用してきた経験から、ノウハウが積み上がっていました。自分でも業務上データエントリを行っているので、その経験からの気づきをオペレーションの改善に反映しました」(國友課長)

1.帳票の見直し
帳票の構成を見直し、一部を専用の帳票へと分割することにした。従来、マンションの管理組合が管理人に休日出勤や時間外出勤などの特別な勤務を依頼する場合、一つの帳票でさまざまなケースに対応するようにしていたため、書式が煩雑になっていた。そこでケースごとに専用の帳票を設けることで、記入方法をわかりやすくした。

2.人事給与システムと連携したマスタデータ更新
人事給与システムから最新の社員マスタデータをエクスポートし、FAX-OCRシステムに連携できるようにした点もミスを防止するうえで見逃せない改善点だ。
というのも、以前はFAX-OCRシステムへ社員マスタデータを手入力で登録していたが、毎月30~40人の入・退社があるため、誤って登録してしまった場合、トラブルの原因となるからだ。

今回はこれら、コストと利便性のバランスがトータルでみて最良の方法だとの評価が採用の決め手となった。

3.データエントリの際の帳票画像のファイル名をリネームして活用
「データエントリに使用した帳票画像イメージのファイル名を、あとから活用しやすいように自動的に規則性を持ったファイル名にリネームするようカスタマイズしました。社員番号や日付、帳票名などがファイル名に含まれていれば、後々必要な帳票画像に簡単に検索・アクセスできます」(國友課長)
自動生成されたファイル名では、あとから活用することが困難だが、この仕組みではわかりやすいファイル名がつけられた上で、帳票ごとに月ごとのフォルダに振り分けられて保存される。

このような多くの改善、カスタマイズを行ったにもかかわらず、バージョンアップを決定したそのわずか3か月後には、新バージョンの運用を開始することができた。
FAXという極めて汎用性の高い入力インターフェイスを利用しているため、運用ノウハウの蓄積にともない、柔軟にシステムを進化させていくことができる。それがFAX-OCRシステムの最大の利点と言えるだろう。

より高度な業務管理が可能になったFAX-OCRシステムは、今日も長谷工ライフのマンション管理を支えている。
 

VOISTAGE FAX-OCRシステム概念図

FAX-OCRサーバ

株式会社長谷工ライフ

〒105-0014  東京都港区芝2-31-15  北海芝ビル6階
TEL:03-3457-1971
URL:http://www.haseko.co.jp/hcm/life/
人事総務部 人事総務課
課長 國友 竜視 様

VENDERs EYE


株式会社エヌジェーケー

システム事業本部 ビジネスソリューション事業部
大阪システム開発センタ 主任 金星 毅 / 主任 隅村 克人
〒532-0004  大阪府大阪市淀川区西宮原2-7-38  新大阪西浦ビル3F
TEL:06-6350-3581  
URL:http://www.njk.co.jp

システム事業本部 ビジネスソリューション事業部 大阪システム開発センタ 主任 金星 毅 / 主任 隅村 克人

操作性が大きく向上、きめ細かなカスタマイズも可能

「FAX-OCRシステム VS-FOR 04」を提供する株式会社エヌジェーケーの隅村さんと金星さんに話を伺った。

「FAX-OCRは、定型帳票に書かれた文字を読み取り、テキストデータ化するシンプルな仕組みです。そのため、さまざまな業務にご利用いただけます。画像データとデータエントリ画面を一覧できるようになりました。見比べて確認できるので、データエントリもしやすくなっています。他にもオペレータごとにデータの検索条件を設定できるようになったりと、操作性が大きく向上しています。」(隅村主任)

「これまで160社以上に導入させていただいた経験を元に、お客様の業務フローに合ったきめ細かなカスタマイズを行えるのが当社の強みです。お客様にとってより使いやすいツールとなるよう、お手伝いさせていただきます。長谷工ライフ様の場合も、日付は1~31までの数字しか入力できないようにする、社員番号を入力すると自動的にデータベースを検索して社員名を表示するなど、データエントリーを実際に行われる方々のご要望を取り入れた改善を行いました。」(金星主任)
 

ご注意

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